Sistem Informasi Akuntansi

PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung jawab untuk penyiapan Informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di dalam maupun di luar perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi juga dapat diartikan sebagai kumpulan kegiata-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan Informasi keuangan dan Informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal maupun eksternal perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi menyiapkan informasi bagi manajemen dengan melaksanakan operasi-operasi tertentu atas semua data sumber yang diterimanya dan juga mempengaruhi hubungan organisasi perusahaan dengan lingkungan sekitarnya.

Sebagai sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang bertugas mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupum di luar perusahaan. Selain itu sistem informasi akuntansi adalah satu – satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan.

PENGOLAHAN DATA

Pengolahan Data (DP) adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi makin banyak digunakan untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis

Tugas Pengolahan Data :

1.     Pengumpulan Data

Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2.     Manipulasi Data, meliputi :

a.       Pengklasifikasian

Elemen – elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang computer, Kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai ( nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).

b.      Pengurutan (sorting)

Catatan – catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.

c.       Perhitungan

Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen – elemen data untuk menghasilkan elemen – elemen data tambahan. Dalam system gaji, misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

d.      Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata – rata , dan seterusnya.

3.     Penyimpanan Data,

Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari; di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Sebagian besar data dalam database adalah akuntansi.

4.     Penyiapan Dokumen, output pada SIA dipicu oleh dua hal :

a.       Oleh suatu tindakan, output dihasilkan jika sesuatu terjadi

b.      Oleh jadwal waktu, output dihasilkan pada suatu saat tertentu 

MODEL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Gambar diatas adalah suatu model SIA. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisisk perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan,lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan.

Arus informasi kelingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu – satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

          Ada beberapa karakterisitik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dengan subsistem CBIS yang lain. SIA mempunyai beberapa karakteristik dibawah ini:

1.   Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

2.  Berpegang pada prosedur yang relatif rendah. Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisai mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.

3.   Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakn jejak audit(audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat di telusuri dari awal hingga akhir, dan dari akhir ke awal.

4.   Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan.

5.    Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal. SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi dasar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

Sementara garis yang memisahkan suatu subsisten CBIS dari subsistem yang lain kadang-kadang membingungkan,SIA dapat dibedakan melalui sejumlah karakteristik diatas.

CONTOH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ada beberapa sistem informasi akuntansi yang sudah dikembangkan oleh berbagai perusahaan. Ada yang mengembangkan secara umum, ada yang mengembangkan berdasarkan kasus per kasus dalam suatu organisasi. Contoh sistem informasi akuntansi yang dikembangkan secara umum adalah: Dec Easy Accounting(DEA) dan MYOB.

Suatu contoh yang baik dari SIA adalah system yang digunakan oleh perusahaan – perusahaan distribusi. Perusahaan mendistribusikan produk atau jasanya kepada pelanggan. Sistem ini disebut system distribusi. Mempelajari system ini lebih mudah, jika anda berpikir mengenai perusahaan yang berorientasi produk seperti perusahaan manufaktur, pedagang besar atau pengencer. Tetapi system distribusi dapat juga ditemukan di organisasi seperti United Way dan rumah sakit, serta lembaga – lembaga pemerintah, dan kantor pajak. Dapat dikatakan bahwa semua organisasi berada dalam bisnis distribusi.

Seluruh system digambarkan segi empat tegak di tengah. Elemen – elemen lingkungan digambarkan dengan beberapa segi empat mendatar dan dihubungkan ke system dengan tanda – tanda panah yang disebut arus data. Elemen – elemen lingkungan dari system distribusi mencakup pelanggan , pemasok, gudang , material , dan manajemen. Dalam terminology  DFD , istilah lingkungan dapat diterapkan pada system yang didokumentasikan. Karena alasan itulah, sebagian elemen lingkungan, seperti manajemen dan gudang material , berada dalam lingkungan perusahaan.

Penjelasan Gambar :

Elemen-elemen lingkungan dari sistem distribusi mencangkup pelanggan, pemasok, gudang dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggan mirip dengan perusahaan dengan pemasok. Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggannya umumnya disebut pesanan penjualan, sedangkan pesanan yang dibuat perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pembelian. Kadang-kadang perusahaan akan meneriama dahulu komitmen lisan dari pemasoknya sebelum pasanan pembelian disiapkan. Perusahaan sering harus mengirim nota penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya karena tingkat kredit yang buruk. Walau pemasok juga mengirimkan nota penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, arus tersebut ditiadakan demi kenudahan. Baik perusahaan atau pemasok menggunakan faktur untuk mengingatkan pelanggan jumlah hutang mereka, dan pernyataan untuk mengumpulkan tagihan –tagihan yang belum dibayar untuk pembelian mereka.

PERAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PEMECAHAN MASALAH

Karena pengolahan data ditandai oleh volume data yang lebih besar dibandingkan informasi, maka tampaknya SIA dapat memberi sedikit kontribusi pada pemecahan masalah. Hal ini menyesatkan, karena ada dua alasan. Pertama,  SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak. Kedua, dan yang lebih penting , SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain terutama SIM dan DSS, dan sedikit bagi system berbasis pengetahuan.

Pengolahan data merupakan dasar bagi system – system pemecahan masalah yang lain. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan computer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.

Sistem informasi akuntansi merupakan bagian fundamental dalam pendidikan akuntansi. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan perubahan lingkungan bisnis, seorang akuntan dituntut untuk memiliki pengetahuan solid tentang tiga konsep, yaitu ;

(a) penggunaan informasi dalam proses pembuatan keputusan (decision making) ;

(b) sifat, perancangan, penggunaan, implementasi sebuah sistem informasi akuntansi ;

(c) pelaporan akuntansi keuangan.

Dari ketiga konsep diatas,sistem informasi akuntansi memiliki peran dalam hal :

a.       Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan

b.      Meningkatkan efisiensi dalam pengolahan informasi akuntansi

c.       Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan

d.      Meningkatkan sharing knowledge

e.       Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

f.       Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.