Analisis Lingkungan Eksternal

1.                Identifikasi Analisis Lingkungan Eksternal

Analisis lingkungan eksternal mencangkup pemahaman berbagai faktor di luar perusahaan yang mengarah pada munculnya kesempatan bisnis / bahkan ancaman bagi perusahaan. Bagi pengembangan strategik, analisis ini di butuhkan tidak hanya terbatas pada rincian analisis kesempatan dan ancaman saja tetapi juga untuk menentukan dari mana dan untuk apa hasil analisis itu di pergunakan. Oleh karena itu manajer puncak membutuhkan diagnosis lebih lanjut atas hasil analisis lingkungan eksternal.

1)                Lingkungkan umum (General Environment)

Adalah suatu lingkungan dalam lingkungan eksternal organisasi yang menyususun faktor-faktor yang memiliki ruang lingkup luas. Faktor-faktor tersebut diantaranya adalah :

a.       Faktor Ekonomi

Berpengaruh terhadap penentuan jumlah permintaan produk dan besarnya biaya yang di keluarkan untuk menghasilkan produk perusahaan.

b.      Faktor Sosial

Mempengaruhi suatu perusahaan mencakup keyakinan, nilai, sikap, opini yang berkembang, dan gaya hidup dari orang-orang di lingkungan di mana perusahaan beroperasi.

c.       Faktor Politik dan hukum

Faktor politik dan hukum mendefinisikan parameter-parameter hukum dan bagaimana pengaturan perusahaan harus beroperasi.

d.      Faktor Teknologi

Adanya perubahan teknologi dapat mendorong munculnya kesempatan bisnis dan perbaikan upaya pencapaian tujuan organisasi, tapi dapat juga sebagai ancaman bagi kelangsungan produk yang sudah ada.

e.       Faktor Pemerintah

Peran pemerintah dalam mekanisme penyampaian produk dari produsen ke konsumen sangat besar. Alat kendali pemerintah melalui berbagai paket kebijakan fiskal dan moneter ternyata cukup efektif untuk mempengaruhi dinamika bisnis.

f.        Faktor Demografi

Faktor demografi ini diantaranya adalah ukuran populasi, struktur umum, distribusi geografis percampuran etnis serta distribusi pendapatan.

2)                Lingkungan Industri

Lingkungan industri adalah tingkatan dari lingkungan eksternal organisasi yang menghasilkan komponen-komponen yang secara normal memiliki implikasi yang relatif lebih spesifik dan langsung terhadap operasionalisasi perusahaan. Analisis lingkungan industri jauh lebih penting dan lebih menentukan aturan persaingan di bandingkan dengan analisis lingkungan umum, karena kekuatan lingkungan umum dalam mempengaruhi persaingan sifatnya sangat relatif.

§  Ancaman masuknya pendatang baru

Adanya pendatang baru dapat memaksa perusahaan yang sudah ada untuk lebih efektif dan efisien serta belajar untuk bersaing dalam dimensi baru. Secara sederhana kemungkinan perusahaa akan memasuki suatu industri adalah fungsi dari dua faktor, yaitu hambatan memasuki industri dan relasi dari perusahaan yang sudah ada. Apabila hambatan-hambatan untuk masuk adalah tinggi, dan pendatang baru mendapatkan reaksi yang tajam dari pemain lama dalam industri, sudah barang tentu pendatang baru tersebut tidak menimbulkan suatu ancaman masuk yang serius.

2.                Analisis dan Diagnosis Lingkungan Eksternal

2.1    Analisis Lingkungan Eksternal

Analisis lingkungan eksternal mencangkup pemahaman berbagai faktor di luar perusahaan yang mengarah pada munculnya kesempatan bisnis / bahkan ancaman bagi perusahaan.        

Terdapat 3 cara dalam melakukan analisis terhadap lingkungan eksternal perusahaan yaitu:

1)    Pengumpulan informasi verbal dan tertulis dari berbagai sumber

Informasi verbal dapat dikumpulkan dengan pendekatan formal maupun informal. Sumber data bagi pengumpulan informasi verbal mencakup penggunaan media elektronik, karyawan, pelanggan, perantara, pesaing,  konsultan, dan juru bicara pemerintah yang di tunjuk. Sementara informasi tertulis yaitu segala sesuatu yang dapat di baca dari sumber informasi yang telah di persiapkan oleh pihak lain untuk tujuan yang beragam. Informasi semacam ini bersumber dari surat kabar,jurnal dan beberapa publikasi lain yang bersedia.

2)    Merancang Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi

Pengertian sistem informasi manajemen di arahkan pada penciptaan dua kelompok utama yaitu sistem pendukung keputusan ( Decision Support System) dan sistem informasi strategic ( Strategic Information System ). DDS adalah sistem informasi yang dirancang untuk membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan dalam kondisi yang unik dan data tidak terstruktur. Sedangkan sistem informasi strategik adalah suatu sistem informasi yang dirancang untuk membantu manajemen puncak dalam mendapatkan dan menggunakan informasi yang diperlukan bagi kepentingan organisasi.

3)    Melakukan Perkiraan Secara Formal

Pada umumnya perkiraan ini banyak dilakukan oleh konsultan tertentu atas permintaan pihak manajemen. Pada akhir-akhir ini juga berkembang konsultan yang bergabung untuk membuat berbagai kajian dan prospek atau bahkan meramal kegiatan bisnis dimasa yang akan datang.

2.2    Proses Diagnosis Lingkungan Eksternal

Proses diagnosis lingkungan eksternal pada prinsipnya merupakan kelanjutan dari proses analisis. Dalam arti luas proses diagnosis memberi penilaian yang signifikan terhadap berbagai kesempatan dan ancaman yang ditemukan selama proses analisis lingkungan. Elemen kunci diagnosis adalah kemampuan manager puncak untuk menentukan informasi yang dapat diabaikan kemudian mengevaluasi jenis informasi yang dipandang relevan dengan kepentingan organisasi. Hanya saja yang diperlukan dalam proses diagnosis  saat ini adalah pemahaman atas berbagai faktor penentu hasil diagnosis lingkungan yang  diantaranya adalah karakteristik individu dari seorang strategik manager, pengaruh pekerjaan, dinamika kelompok, dan faktor lingkungan fisik lain yang mempengaruhi keputusan managerial.

3.                Identifikasi Peluang dan Ancaman

Analisis peluang mengidentifikasi kesenjangan antara tuntutan pasar dan apa yang saat ini tersedia. Hal ini juga dapat dipakai untuk menganalisis potensi perubahan pasar yang dapat meningkatkan prospek untuk layanan atau produk. Salah satu cara untuk mengidentifikasi peluang yang ada adalah mengikuti trend baru dan perubahan dari  lingkungan. Peluang dapat ditemukan dalam diskusi dengan pelanggan, melalui membaca majalah dan surat kabar, dan memeriksa literatur perdagangan.

Analisis ancaman merupakan upaya untuk mengidentifikasi faktor-faktor yang tidak menguntungkan yang mungkin merugikan bisnis. Seperti peluang, ancaman diidentifikasi dengan memantau lingkungan untuk trend yang relevan dan perubahan pasar. Analisis ancaman harus mempertimbangkan keseriusan ancaman serta kemungkinan terjadinya hal-hal lain yang mungkin bisa membahayakan bisnis kita sendiri.

Model lima kekuatan porter tentang analisi kompetitif adalah pendekatan yang digunakan secara luas untuk mengembangkan strategi di banyak industry. Porter menyarankan bahwa peluang dan ancaman dapat diidentifikasi dengan lima karakteristik dasar.

1.   Persaingan antar perusahaan saingan.

2.   Potensi masuknya pesaing baru.

3.   Potensi pengembangan produk-produk pengganti.

4.   Daya tawar pemasok.

5.   Daya tawar konsumen

Tiga langkah berikut untuk menggunakan Model Lima Kekuatan Porter dapat menunjukkan bagaimana persaingan di suatu industri tertentu sedemikian rupa sehingga perusahaan dapat memperoleh laba yang masuk akal:

1) Identifikasi berbagai aspek atau elemen penting dari setiap kekuatan kompetitif yang mempengaruhi perusahaan.

2)    Evaluasi seberapa kuat dan penting setiap elemen tersebut bagi perusahaan.

3)  Putuskan apakah kekuatan kolektif dari elemen-elemen tersebut cukup untuk membuat perusahaan terjun ke industri baru atau tetap bertahan di inustri saat ini.

IV. ANALISIS INDUSTRI : MATRIK EVALUASI FAKTOR EKSTERNAL

Matriks Evaluasi Faktor Eksternal dapat dikembangkan dalam lima langkah :

1.     Buat daftar factor-faktor eksternal utama sebagaimana yang disebutkan dalam proses audit eksternal. Masukan 10-20 faktor, termasuk peluang dan ancaman, yang memengaruhi perusahaan dan industrinya. Daftar terlebih dahulu pelunagnya, kemudian ancamannya. Buat sespesifik mungkin dengan menggunakan presentase, rasio, dan perbandingan jika dimungkinkan.

2.     Berilah pada setiap factor tersebut bobot yang berkisar dari 0,0 (tidak penting) sampai 1,0 (sangat penting). Bobot itu mengindikasikan signifikansi relative dari suatu factor terhadap keberhasilan perusahaan. Jumlah total seluruh bobot yang diberikan pada factor itu harus sama dengan 1,0.

3.     Berilah peringkat 1-4 pada setiap factor eksternal utama untuk menunjukan seberapa efektif strategi perusahaan saat ini dalam merespon factor tersebut, di mana 4 = responnya sangat bagus, 3 = responnya diatas rata-rata, 2 = responnya rata-rata, dan 1 = responnya dibawah rata-rata. Peringkat didasarkan pada keefektifan strategi perusahaan.

4.     Kalikan bobot setiap factor dengan peringkatnya untuk menentukan skor bobot.

5.     Jumlahkan skor rata-rata untuk setiap variable guna menentukan skor bobot total untuk organisasi.

Kasus : Matriks Evaluasi Faktor Eksternal pada PT Gunung Madu Plantations

Kasus ini, membahas mengenai perusahaan PT GUNUNG MADU PLANTATIONS (GMP) dengan pengaruh sepuluh indikatornya. Perusahaan yang didirikan pada tahun 1975, merupakan pelopor usaha perkebunan dan pabrik gula di luar Jawa, khususnya Lampung.

Analisis :

Dalam Manajemen Strategis ada banyak indikator yang terkait satu sama lain dan terdapat pada setiap jenis usaha baik besar maupun kecil, termasuk usaha yang bergerak di sektor pekebunan, yaitu PT GUNUNG MADU PLANTATIONS (GMP). Perusahaan perkebunan ini menghasilkan komoditi gula, sebagai hasil produksinya.

Adapun sepuluh indikator dari perusahaan tersebut, sebagai berikut :

2.1.1 Ekonomi

Perekonomian yang terjadi dalam suatu negara akan memberikan ancaman dan peluang bagi perusahaan Gunung Madu Plantation.  Aspek dalam perekonomian itu berupa pertumbuhan, distribusi pendapatan, tabungan, utang, kredit.

• Pertumbuhan dapat menjadi ancaman bagi perusahaan GMP. Salah satu contoh yang menjadi ancaman adalah depreasi rupiah terhadap US Dolar. Hal ini akan menjadi ancaman jika GMP melakukan ekspor.
• Distibusi pendapatan  akan menjadi peluang bagi perusahaan. Dimana income perkapita penduduk meningkat sehingga kemampuan penduduk untuk membeli produk dari perusahaan GMP pun meningkat.
• Tingkat bunga kredit turun menjadi peluang bagi perusahaan Gunung Madu Plantations karena keinginan seseorang untuk menabung akan berkurang dan memilih investasi keperusahaan sebagai pilihan alternatif.

2.1.2 Sosial

Kehadiran dan keberadaan Perusahaan perkebunan ditengah masyarakat merupakan wujud dan partisipasinya dalam pengembangan pembangunan masyarakat khususnya dalam rangka peningkatan ekonomi serta pendapatan masyarakat di Pedesaan. Bentuk nyata partisipasi perusahaan adalah dengan pembangunan lahan perkebunan tebu PT.Gunung Madu Plantation. Dengan pengembangan dan pembangunan lahan perkebunan ini akan tercipta berbagai kegiatan usaha ekonomi yang dapat dilakukan oleh masyarakat khususnya di daerah Lampung Tengah yang akan menciptakan dan membuka lapangan kerja baru bagi masyarakat.

2.1.3 Politik

Politik dalam pembentukan perusahaan PT GUNUNG MADU PLANTATIONS harus sesuai dengan prosedur yang berlaku, mengajukan izin usaha di tingkat daerah, mengumpulkan modal. Menentukan pejabat perusahaan yang akan menjalankan perusahaan dan mungkin akan memperjuangkan perusahaan melalui jalur politik.

2.1.4   Demografi

Jumlah penduduk Lampung hingga tahun ini mencapai 7.596.115 orang atau hanya 3% dari jumlah penduduk nasional. Hasil sensus penduduk tahun 2000 yang mencatat jumlah penduduk Lampung 6.730.751 orang, populasi hingga 2010 bertambah 12,86% dengan laju pertumbuhan 1,23% per tahun. Laju pertumbuhan penduduk Lampung per tahun juga masih relatif  lebih kecil dibandingkan laju pertumbuhan penduduk secara nasional yang mencapai 1,14%.

2.1.5 Budaya

Budaya yang terbangun di daerah Desa Gunung Batin, Lampung Tengah membentuk masyarakat yang bekerja keras. Budaya ini sesunggguhnya merupakan potensi tenaga kerja untuk mendukung perkembangan perkebunan tebu di daerah ini. Berdasarkan budaya tersebut, perusahaan PT GUNUNG MADU PLANTATIONS (GMP), membuka lahan pekerjaan berupa industri  yang bergerak di sektor perkebunan, sehingga dapat merekrut banyak tenaga kerja. Dengan melihat budaya daerah sekitar, masyarakat yang pekerja keras, memungkinkan untuk kondisi kinerja yang lebih baik.

2.1.6 Pemerintahan

Dalam menjalankan bisnisnya. Gunung Madu Plantation(GMP) mendapatkan beberapa campur tangan dari pemerintah. Campur tangan pemerintah ini dapat menjadi ancaman atau peluang bagi perusahaan.

• Hal yang dapat menjadi ancaman bagi perusahaan GMP adalah pajak. Pemerintah mewajibkan perusahaan untuk membayar pajak dari pendapatan yang diterima oleh perusahaan. Pajak yang dikenakan ini akan mengurangi keuntungan dari perusahaan.
• Sedangkan hal yang dapat menjadi peluang bagi perusahaan GMP adalah peraturan pemerintah. Hal ini dikarenakan peraturan pemerintah dapat mengurangi pesaing dari perusahaan GMP.

2.1.7 Lingkungan

Usaha perkebunan tebu dan pabrik gula PT Gunung Madu Plantaions merupakan kegiatan yang ramah lingkungan. Limbah dari kebun maupun pabrik dimanfaatkan kembali dan ternyata memberikan keuntungan yang sangat besar. Pengolahan limbah  pertanian berupa sisa-sisa tanaman (pucuk tebu dan daun) dikembalikan ke tanah sebagai mulsa, sehingga menambah kesuburan tanah. Sementara limbah padat dan limbah cair dari pabrik, tetapi juga dikelola lagi sehingga bermanfaat, bahkan secara ekonomis sangat menguntungkan.

Limbah padat berupa ampas tebu (bagasse) misalnya, dimanfaatkan lagi sebagai bahan bakar ketel uap (boiler) untuk penggerak mesin pabrik dan pembangkit tenaga listrik untuk perumahan karyawan, perkantoran, dan peralatan irigasi.

2.1.8 Teknologi

Perusahaan PT GUNUNG MAS PLANTATIONS menggunakan teknologi dalam  pengendalian peralatan pabrik. Pengendalian peralatan pabrik pada masing-masing stasiun melalui ruang pusat kendali yang ditempatkan pada posisi paling leluasa bagi operator untuk memonitor aktivitas dan berhubungan dengan petugas jaga peralatan di lapangan. Pada bagian tertentu yang tidak memungkinkan bagi operator melihat langsung secara visual, dilengkapi dengan kamera CCTV dari pusat ruang kendali. Sistem pengendalian menggunakan programmable logic control (PLC)dipadukan dengan supervisory system sebagai piranti kendali dan informasi data trending.

Teknologi juga digunakan dalam penangan tebu, sebagai kegiatan operasional perusahaan.

2.1.9 Competitive

Dalam menjalankan usahanya Gunung Madu Plantation (GMP) memilki beberapa pesaing di jenis bisnis yang sama. Salah satu pesaing beratnya adalah Sugar Group Companies. Sugar Group adalah perusahaan dengan produk utama yaitu tebu. Dengan kehadirannya Sugar Group Companies sebagai pesaing dari Gunung Madu Plantation ini akan memberikan peluang sekaligus ancaman bagi perusahaan GMP.

Peluang dari adanya perusahaan pesaing sejenis (Sugar Group) adalah:

• Dengan adanya Sugar Group Companies maka akan memicu  Gunung Madu Plantation untuk berkerja keras menciptakan produk berkualitas untuk memenangkan persaingan.

Dan yang menjadi ancaman bagi GMP dengan adanya perusahaan pesaing:

• Akan mengurangi pendapatan dari perusahaan.
• Akan meningkatkan biaya yang dikeluarkan perusahaan. Dengan adanya perusahaan pesaing GMP harus meningkatkan promosinya untuk  memenangkan persaingan. Meningkatkan persaingan itu dapat melalui membuat iklan

2.1.10 Global

Dengan melihat kondisi global yang memungkinkan untuk memperluas jaringan perusahaan. Perusahaan PT GUNUNG MADU PLANTATIONS menjual sahan pada investor asing, agar perusahaannya dapat dikenal di dunia internasional. Ini merupakan peluang yang di lihat oleh perusahaan. Namun dengan dikenal oleh banyak perusahaan lain, ancaman juga terlihat pada persaingan dengan perusahaan tebu lain. Persaingan ini akan lebih terasa jika para kompetitor berasal dari berbagai negara. Sehingga perusahaan harus lebih bertahan demi kelangsungsan perusahaan.

MATRIKS

TABEL Matriks Evaluasi Faktor Eksternal pada PT Gunung Madu Plantations

Faktor-Faktor Eksternal	Bobot	Peringkat	Skor Bobot
Peluang
1.Populasi Provinsi Lampung meningkat 1,14%  per tahun	0,06	2	0,12
2.Tingkat Pengangguran di wilayah terus turun	0,09	2	0,18
3.Distribusi pendapatan masyarakat meningkat	0,07	3	0,21
4. Tingkat bunga kredit turun	0,07	2	0,14
5.Peraturan pemerintah yang mendukung usaha perusahaan.	0,10	3	0,30
6.Banyak investor asing yang tertarik pada saham perusahaan	0,11	3	0,33
7.Budaya berkebun di dalam masyarakat lampung	0,10	2	0,20
Ancaman
8. Depreasi rupiah terhadap US Dolar	0,09	3	0,27
9.Pajak yang tinggi yang diterapkan pemerintah	0,10	4	0,40
10 Pengurangan Pendapatan akibat pesaing perusahaan	0,07	2	0,14
11.Pesaing perusahaan mulai banyak bermunculan	0,06	3	0,18
12. Issu kesenjangan ekonomi dan kesejahteraan	0,06	1	0,6
Total	1,00		2,53

Terlepas dari jumlah peluang dan ancaman utama yang dimasukkan dalam Matriks Evaluasi Faktor Eksternal, skor bobot total tertinggi yang mungkin dicapai untuk sebuah organisasi adalah 4,0 dan skor bobot terendah adalah 1,0.Rata-rata skor bobot total adalah 2,53.Skor bobot total sebesar 4,0 mengindikasikan bahwa sebuah organisasi merespon baik secara sangat baik peluang dan ancaman yang ada di industrinya.Dengan kata lain,strategi perusahaan secara efektif mampu menarik keuntungan dari peluang yang ada dan meminimalkan pengaruh negatif potensial dari ancaman eksternal.Skor total 1,0 menandakan bahwa strategi perusahaan tidak mampu memanfaatkan peluang yang ada atau menghindari ancaman yang muncul.
Penjelasan :

Faktor terpenting agar berhasil di bisnis ini adalah “Banyak investor asing yang tertarik pada saham perusahaan, sebagaimana ditunjukkan oleh bobot 0,1. Hal ini dikarenakan faktor modal dan meraih reputasi perusahaan yang diperlukan untuk melakukan invasi juga ke luar negeri sebagai pengekspor gula dunia. Sedangkan faktor yang bisa menghambat perkembangan bisnis adalah “Pajak yang tinggi yang diterapkan pemerintah” sebagaimana di tunjukkan oleh bobot 0,10.Pajak yang tinggi bisa mengurangi tingkat pendapatan perusahaan akibat membayar pajak kepada pemerintah yang lumayan tinggi.

KESIMPULAN :

Melihat dari semua analisis faktor eksternal yang mempengaruhi di PT Gunung Madu Plantation yang sudah di jelaskan di bahasan diatas maka kami mengambil sebuah kesimpulan bahwa PT.GMP sudah bisa merespon baik secara sangat baik peluang dan ancaman yang ada di industrinya dan strategi perusahaan secara efektif mampu menarik keuntungan dari peluang yang ada dan meminimalkan pengaruh negatif potensial dari ancaman eksternal. Selain itu dari analisis diatas ada juga matriks yang sebesar 1,0 yang artinya bahwa strategi perusahaan tidak mampu memanfaatkan peluang yang ada atau menghindari ancaman yang muncul.Tapi hal tersebut masih bisa di tutupi dengan keunggulan atau peluang yang bisa di manfaatkan untuk memaksimalkan pendapatan perusahaan.

Faktor yang bisa memberi andil bagi perusahaan untuk berkembang adalah dengan banyaknya investor asing yang tertarik pada saham perusahaan. Hal ini dikarenakan faktor modal dan meraih reputasi perusahaan yang diperlukan untuk melakukan invasi juga ke luar negeri sebagai pengekspor gula dunia.Sedangkan faktor yang bisa menghambat perkembangan bisnis adalah “Pajak yang tinggi yang diterapkan pemerintah”. Pajak yang tinggi bisa mengurangi tingkat pendapatan perusahaan akibat membayar pajak kepada pemerintah yang lumayan tinggi.Selain pajak ada juga faktor persaingan sekarang yang semakin meningkat dengan munculnya berbagai kekuatan baru di industri ini.