Dasar-dasar Komunikasi Bisnis

PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS

Istilah komunikasi sesungguhnya berpangkal pada perkataan latin Communis yang artinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Komunikasi juga memiliki akar kata berbahasa latin Communico yang artinya membagi.

Everett M. Rogers, mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian.

BENTUK DASAR KOMUNIKASI

Bentuk dasar komunikasi ada dua, yaitu komunikasi nonverbal dan komunikasi verbal.

1.     Komunikasi Nonverbal

Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap, dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee dan Thill, 2013:4). Menurut Mark Knap, fungsi komunikasi nonverbal adalah :

a.          Meyakinkan apa yang diucapkan

b.         Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan kata-kata

c.          Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya

d.         Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum sempurna

Dari berbagai studi yang pernah dilakukan, komunikasi non verbal dapat dikelompokkan dalam beberapa bentuk :

a.       Kinesics

Ialah komunikasi non verbal yang ditunjukkan dengan gerakan tubuh. Gerakan tubuh dibagi dalam lima kelompok yaitu :

1. Emblems : isyarat yang memiliki arti langsung pada simbol yang dibuat oleh gerakan badan

2.  Illustrators : gerakan badan untuk menjelaskan sesuatu

3.  Affect display : isyarat yang terjadi karena dorongan emosional

4.  Regulators : gerakan tubuh yang terjadi di daerah kepala

5.  Adaptory : gerakan badan yang dilakukan sebagai tanda kejengkelan

b.      Gerakan mata

Gerakan mata dapat mencerminkan isi hati seseorang.

c.       Sentuhan

Ialah isyarat yang dilambangkan dengan sentuhan badan.

d.      Paralanguage

Ialah isyarat yang ditimbulkan dari tekanan atau irama suara sehingga penerima dapat memahami sesuatu di balik apa yang diucapkannya.

e.       Diam

Diam juga merupakan suatu komunikasi nonverbal yang memiliki arti. Sikap diam sangat sulit diterka dan dapat menimbulkan keraguan. 

f.        Postur tubuh

Manusia lahir dengan berbagai bentuk tubuh. Masing-masing bentuk tubuh dapat menggambarkan karakter orang yang bersangkutan.

g.      Warna

Warna dapat memberi arti terhadap suatu objek.

h.      Bunyi

Jika paralanguage dimaksudkan sebagai tekanan suara dari mulut, maka bunyi yang dimaksudkan di sini adalah suara yang dikeluarkan dari berbagai benda.

i.        Bau

Bau juga merupakan bentuk komunikasi nonverbal. Bau bisa dipergunakan untuk melambangkan status.

2.    Komunikasi Verbal

Komunikasi verbal merupakan suatu bentuk komunikasi di mana pesan disampaikan secara lisan atau tertulis menggunakan suatu bahasa. Berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi, bentuk komunikasi verbal dibedakan menjadi dua, yakni berbicara dan menulis, serta mendengarkan dan membaca.

FUNGSI DAN BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI

Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi, terbagi 3 bentuk:

1.     Komunikasi vertikal

Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan pimpinan kepada bawahan, dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.

2.     Komunikasi Horisontal

Bentuk komunikasi secara mendatar, adalah suatu bentuk komunikasi yang terjadi antara sesama karyawan yang sering kali berlangsung tidak formal. Fungsi komunikasi horisontal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level yang sama.

3.     Komunikasi diagonal

Bentuk komunikasi ini sering disebut juga komunikasi silang. Berlangsung dari seseorang kepada orang lain dalam posisi yang berbeda. Dalam arti pihak yang satu tidak berada pada jalur struktur yang lain. Fungsi komunikasi diagonal digunakan oleh dua pihak yang mempunyai level berbeda tetapi tidak mempunyai wewenang langsung kepada pihak lain.

Fungsi komunikasi dalam organisasi         

1.     Fungsi Informatif

Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.

2.     Fungsi Regulatif

Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:

a.   Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.

b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya bawahan membutuhkan kepastian peraturan pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3.     Fungsi Persuasif

Banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah sebab pekerjaan yang dilakukan secara suka rela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4.     Fungsi Integratif

Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:

a. Saluruan komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.

b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi, misalnya; selama masa istirahat kerja. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

 PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi terdiri dari lima tahap kegiatan, yakni :

1.     Pengirim memiliki ide/gagasan

Komunikasi diawali dengan adanya ide/gagasan dalam pikiran seseorang dan kemudian ingin menyampaikannya kepada orang lain

2.     Ide diubah menjadi pesan

Ide/gagasan yang ada dalam pikiran pengirim tidak mudah dimengerti oleh orang lain. Agar dapat dimengerti atau diterima dengan baik, ide/gagasan yang ada dalam pikiran diubah menjadi pesan.

3.     Pemindahan pesan

Setelah ide/gagasan diubah menjadi pesan, tahap selanjutnya adalah memindahkan pesan kepada penerima melalui berbagai bentuk komunikasi dan media komunikasi.

4.     Penerima menerima pesan

Penerima mengartikan atau menginterpretasikan pesan yang diterima

5.     Penerima pesan bereaksi dan mengirimkan umpan balik

Sebagai tanggapan atas pesan yang diterima, penerima akan memberi sinyal. Umpan  balik adalah tanggapan dari penerima pesan dan merupakan elemen kunci dalam rantai komunikasi.

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM PEKERJAAN

Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berfikir atau melakukan sesuatu. Sehubungan dengan komunikasi yang efektif, komunikasi dibedakan menjadi dua, yakni komunikasi individu dan komunikasi massa.

Dalam komunikasi individu, suatu komunikasi dikatakan efektif apabila komunikan mampu memahami pesan sebagaimana yang dimaksud oleh pengirim atau komunikator. Sementara dalam komunikasi massa, komunikasi dikatakan efektif apabila mampu menjangkau komunikan secara lebih luas.

HAMBATAN KOMUNIKASI

Agar dapat saling memahami, komunikator dan komunikan harus memiliki pengertian yang sama mengenai kata, gerakan badan, nada suara, dan simbol-simbol lainnya. Hambatan komunikasi antar manusia bisa berupa :

1.     Perbedaan persepsi bahasa

2.     Pendengaran yang buruk

3.     Gangguan emosional

4.     Perbedaan budaya

5.     Gangguan fisik

Hambatan komunikasi dalam organisasi :

1.     Kelebihan beban informasi dan pesan yang bersaing

2.     Penyaringan yang tidak tepat

3.     Iklim komunikasi tertutup atau tidak memadai

CARA MENGATASI HAMBATAN DAN MEMPERBAIKI KOMUNIKASI

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi efektif adalah :

1.Memelihara iklim komunikasi terbuka

2.Bertekat memgang teguh etika berkomunikasi

3.Memahami kesulitan komunikasi antarbudaya

4.Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima

5.Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggung jawab untuk memperoleh dan membagi informasi

6.Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien.

ETIKA DALAM BERKOMUNIKASI

Dalam setiap pembicaraan yang kita lakukan kepada lawan bicara kita, kita harus memperhatikan beberapa hal atau etika berkomunikasi untuk menjaga perasaan, kepercayaan dan harga diri seseorang terutama pada dunia bisnis atau kerja, yaitu antara lain:

1.  Berbicara dengan suara yang jelas, dalam arti suara tidak kecil maupun tidak terlalu kencang.

2. Tidak berbicara terlalu cepat maupun terlalu lambat.

3. Saat berbicara dengan lawan bicara maupun saat mendengarkan lawan bicara, mata kita harus saling melihat, sehingga tidak terkesan malu ataupun tidak mendengarkan lawan bicara.

4. Berbicara seperlunya, tidak panjang lebar tanpa arti yang jelas ataupun berputar-putar (berbelit-belit)

5. Memberikan kesempatan kepada lawan bicara untuk berbicara, sehingga tidak terkesan mendominasi berbicara.

6.  Jangan menyela atau memutus pembicaraan lawan bicara apabila lawan bicara kita belum selesai berbicara, karena itu akan membuat lawan bicara kita tiak senang dan tidak dihargai.

7. Dalam berkomunikasi diharapkan menjaga emosi kita, yaitu jangan sampai terbawa emosi sehingga marah-marah kepada lawan bicara.

8.   Tidak tertawa secara berlebihan dan terus menerus.

9.  Sebaiknya tidak menguap saat lawan bicara sedang berbicara, karena lawan bicara akan merasa kita bosan dengan pembicaraannya.

10.Tidak mengerjakan sesuatu saat lawan bicara sedang berbicara (misalnya sambil menulis, mengetik, dan lain sebagainya).

11.Menghargai pendapat, masukan atau kritik dari lawan bicara. Artinya tidak langsung membantah.