Akuntansi Operasi Kantor Cabang

1.    Agen Penjualan dan Kantor Cabang

Masalah teknis antara agen dan kantor cabang seringkali digunakan untuk menjelaskan perbedaan keduanya. Kegiatan agen adalah memamerkan barang dagangan dan menangani pesanan pelanggan, mereka tidak mempunyai persediaan untuk memenuhi pesanan pelanggan ataupun untuk menangani kredit pelanggan.

Agen bukan merupakan entitas dan juga bukan kesatuan usaha yang terpisah. Biasanya pencatatan akuntansi yang diperlukan untuk kegiatan agen ini hanya penerimaan dan pengeluaran kas, yang diperlakukan sama seperti sistem kas kecil (petty cash).Pencatatan atas penjualan yang dilakukan oleh agen, biaya-biaya yang berhubungan dengan penjualan, dan biaya lain-lain dicatat oleh sistem akuntansi kantor pusat.

Sebaliknya kantor cabang memiliki persediaan, melakukan penjualan kepada pelanggan, menangani kredit pelanggan, menagih piutang, mencatat biaya yang terjadi, dan kegiatankegiatan lain yang biasa dilakukan oleh suatu perusahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut dicatat berdasarkan sistem akuntansi kantor cabang.

2.    Pembukuan Agen Penjualan

Seperti telah diuraikan sebelumnya, bahwa agen penjualan tidak memerlukan sistem akuntansi yang lengkap untuk mencatat aktivitasnya yang terbatas. Agen cukup menyelenggarakan buku kas untuk mencatat penerimaan modal kerja dari kantor pusat dan pengeluaran-pengeluaran kas untuk biaya-biaya operasinya yang didukung oleh bukti-bukti pengeluaran.

Karena digunakan inprest fund system (sistem dana tetap) maka pada saat mdal kerja hampir habis maka catatan pengeluaran kas beserta bukti-bukti pengeluarannya dikirimkan ke kantor pusat untuk dimintakan pengisian kembali.

Apabila terjadi penjualan oleh agen maka harga pokok penjualannya harus ditentukan. Jika digunakan sistem perpetual, pencatatannya dengan mendebit pada perkiraan “harga pokok penjualan agen A” dan mengkredit pada “persediaan barang dagangan”. Sedangkan jika digunakan sistem periodik, dengan mendebit perkiraan “harga pokok penjualan agen A” dan mengkredit “pengiriman pada agen”. Ayat-ayat jurnal ini hanya dicatat pada akhir periode akuntansi oleh kantor pusat, setelah menerima catatan (memorandum) dari agen-agen. 

3.    Sistem Akuntansi Kantor Cabang

Penerapan kegiatan akuntansi pada sebuah kantor cabang tergantung pada kebijaksanaan perusahaan. Kebijaksanaan suatu perusahaan mungkin menggunakan sistem akuntansi :

1.    Pencatatan untuk kantor cabang dilakukan pada kantor pusat (sentralisasi).

2.    Pencatatan untuk kantor cabang dilakukan pada kantor cabang dan kantor pusat.

3.    Pencatatan untuk kantor cabang hanya dilakukan pada kantor cabang.

1)    Pencatatan untuk kantor cabang dilakukan pada kantor pusat (sentralisasi)

Pada prinsipnya sama dengan untuk agen penjualan dimana kantor cabang membuat dokumen-dokumen dasar seperti faktur penjualan, catatan waktu kerja, dan bukti-bukti pendukung transaksi lainnya yang tembusannya atau aslinya dikirimkan ke kantor pusat untuk dicatat di dalam buku jurnal dan buku besar kantor pusat.

2)    Pencatatan untuk kantor cabang dilakukan pada kantor cabang dan kantor pusat

Pada cara ini kantor cabang membuat jurnal awal secara lengkap yang salinannya dikirimkan ke kantor pusat untuk dicatat dalam jurnal umum dan buku besar.

3) Pencatatan untuk kantor cabang hanya dilakukan pada kantor cabang (desentralisasi)

Pada cara ini, setiap cabang membuat pembukuan atas transaksi-transaksi yang terjadi pada kantor cabang secara lengkap yang meliputi jurnal, buku besar dan buku-buku pembantu.Laporan keuangan disiapkan secara tahunan oleh kantor cabang dan dikirimkan ke kantor pusat. Prinsip-prinsip akuntansi, sistem pengendalian internal, format dan isi laporan keuangan ditentukan oleh kantor pusat. Laporan keuangan yang terpisah antara kantor cabang dan kantor pusat digabungkan menjadi laporan keuangan tunggal untuk tujuan pelaporan eksternal. 

4.    Pengiriman Barang dagangan di Atas Harga Pokok

Banyak perusahaan menggunakan harga transfer di atas harga pokok untuk pengiriman internal ke cabang-cabang mereka. Beberapa perusahaan menetapkan harga transfer pada harga jual normal, sementara yang lainnya menggunakan mark-up standar. Ada juga perusahaan yang menetapkan harga transfernya melalui formula-formula kompleks. Alasan yang mendasari penetapan harga standar di atas harga pokok, antara lain ialah agar alokasi pendapatan antarunit dalam perusahaan dilakukan dengan wajar, agar harga persediaan ditetapkan dengan efisien dan agar margin laba dari tiap-tiap cabang diungkapkan dengan sebenarnya.

1)    Pengiriman ke Cabang dicatat pada Harga Pokok

Ketika kantor pusat mengirim barang dagangan kepada cabangnya dengan harga transfer di atas harga pokok, pencatatan akuntansi pada buku kantor pusat harus disesuaikan dengan biaya aktual dari barang yang dikirim. Ini dilakukan melalui akun “tambahan laba cabang” atau laba yang belum direalisasi. Sebagai contoh, kantor pusat PT Fabiola mengirirm barang dagangan sejumlah Rp100.000.000 ke cabangnya di Tegal dengan mark-up sebesar 20% di atas harga pokok. Ayat jurnal yang harus dibuat :

Buku Kantor Pusat                                       

Cabang Tegal                                                 Rp 120.000.000

          Pengiriman ke Cabang Tegal                                                  Rp 100.000.000

          Laba belum direalisasi Cabang Tegal                                               20.000.000 Untuk mencatat pengiriman ke Cabang Tegal 120% dari harga pokok

Buku Kantor Cabang Tegal

Pengiriman dari kantor pusat                              Rp 120.000.000

          Kantor pusat                                                                      Rp 120.000.000 Untuk mencatat penerimaan persediaan dari kantor pusat

Ayat jurnal untuk mencatat transfer barang dagangan dengan harga diatas harga pokok tidak mengubah hubungan resipokal akun kantor pusat maupun cabang, tetapi mempengaruhi hubungan akun pengiriman kantor pusat dan cabang, karena pada saat pencatatan akun “Pengiriman ke Cabang” dikredit sebesar biaya sedangkan akun “Pengiriman dari Kantor Pusat” didebit sebesar harga transfer. Perbedaan pada akun ini disebabkan adanya mark-up yang ditunjukkan pada akun laba belum direalisasi cabang.

2)    Pengiriman ke Cabang Dicatat pada Harga Penagihan (Billing Prices)

Beberapa perusahaan mencatat pengiriman barang ke cabang berdasarkan harga penagihan dan menyesuaikan akun laba belum direalisasinya hanya pada akhir periode akuntansi. Pada saat pendekatan ini digunakan, saldo akun laba belum direalisasi selama periode akuntansi mencerminkan laba yang belum direalisasi pada persediaan awal cabang, dan  akun pengiriman ke cabang mencakup laba belum direalisasi untuk periode berjalan.

Untuk lebih jelas, anggaplah PT Fabiola mengirim barang ke Cabang Tegal dengan harga penagihan :

Buku Kantor Pusat

Cabang Tegal                                             Rp 120.000.000

          Pengiriman ke Cabang Tegal                                          Rp 120.000.000

Dengan jurnal ini akun pengiriman kantor pusat dan cabang akan memiliki saldo yang sama, tetapi diperlukan dua ayat jurnal penyesuaian akhir tahun :

Buku Kantor Pusat :

Pengiriman ke Cabang Tegal                             Rp 20.000.000    

          Laba belum direalisasi Cabang Tegal                                  Rp 20.000.000

Untuk menyesuaikan pengiriman dengan basis biaya

Laba belum direalisasi Cabang Tegal                   Rp 18.000.000

          Laba Cabang Tegal                                                        Rp 18.000.000

Untuk menyesuaikan laba cabang atas realisasi mark-up pada pengiriman ke cabang

Jurnal pertama menyesuaikan akun pengiriman ke cabang dan akun laba belum direalisasi dengan memunculkan saldo masing – masing Rp 100.000.000 dan Rp 20.000.000. Jurnal kedua sama seperti yang dijelaskan di depan yaitu untuk menyesuaikan laba cabang dari laba belum direalisasi.