PROSES PENYUSUNAN
PESAN
Menyusun pesan bisnis yang menarik
perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan
bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu
:
1. Perencanaan
Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari
suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut
meliputi :
a. Penentuan
tujuan
b. Analisis
audiens
c. Penentuan
ide pokok
d. Pemilihan
saluran dan media
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan
dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
3. Revisi
Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
a. Mengorganisasikan
pesan
b. Memformulasikan
pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
a. Menyunting
pesan
b. Menulis
ulang
c. Memproduksi
pesan
d. Mencetak
pesan
PENENTUAN TUJUAN
PESAN BISNIS
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu
menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will,
setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan
informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh,
seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan
di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi
kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan
bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi
antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakulakan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
ANALISIS PENERIMA PESAN
Analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang
berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
a. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis
terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa
harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang
dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
b. Mengenali penerima primer
Apabila
penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah
penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada
banyak orang.
d. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila
penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
e. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan
pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh
penerima.
f.
Memenuhi
Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan
yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Tidak
semua audiens pandai mengungkapkan apa yang ingin diketahuinya.
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Informasi
tambahan yang relevan perlu diberikan untuk mengantisipasi kebutuhan informasi
yang tidak disadari oleh audiens.
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh
audiens
Ujilah
kelengkapan pesan yang dikirim dengan berpedoman pada 5 W + 1 H ( Who, What,
Why, When, Where, dan How).
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Dalam
bisnis, ketepatan informasi harus dipastikan terlkebih dahulu sebelum membuat
komitmen tertulis. Kaji ulang tanggal,jadwal, asumsi, perhitungan matematika,atau keuangan untuk memastikan
keabsahannya.
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi
audiens.
Diantara
beberapa gagasan yang disampaikan, lakukan penekanan pada gagasan yang paling
menarik perhatian audiens.
g. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis
Audiens
Pesan
yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens. Hal pentingb yangb harus diingat bahwa pesan bisnis
disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai
tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan
emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang
menarik.
MEMILIH SALURAN DAN
MEDIA YANG TEPAT
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada.
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis.
Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau
maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
· Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di
gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang
secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).
· Saluran komunikasi
tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai
bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan
tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan
bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di
peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi lisan
|
Komunikasi tertulis
|
· Anda menginginkan umpan balik segera dari
audien.
· Pesan anda relative sederhana dan mudah di
mengerti .
· Anda tidak memerlukan catatan permanan
· Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah
atau ekonomis.
· Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan
masalah.
|
· Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
· Pesan anda sangat rinci, komplek, dan
memerlukan perencanaan yang hati-hati.
· Anda memerlukan catatan permanen.
· Anda ingin mencapai audiens yang luas
· Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian
pesan.
|
Media pada saluran lisan
|
Media pada saluran
|
· Percakapan tatap muka (pidato, rapat,
seminar, konferensi)
· Telepon, voice mail
· Radio, televisi, Computer
· Pita audio dan video
· Teleconference
· Video conference
|
· Surat, memo, laporan, proposal
· Elektronik mail / email
· Telepon (sms)
· Computer
· Faks
· Telegram
· Pos biasa dan khusus
|
0 komentar:
Posting Komentar